Privacybeleid

1. Samenvatting

• We verzamelen alleen wat we nodig hebben om uw vraag te beantwoorden en de dienst te leveren waar u om vraagt.
• We verkopen geen persoonsgegevens, we delen ze niet met adverteerders, en deze website gebruikt geen cookies, geen analytics en geen advertentietrackers.
• Telefoongesprekken met ons team kunnen worden opgenomen. Paragraaf 4.4 legt uit waarom en welke mogelijkheden u hebt.
• U kunt ons op elk moment vragen welke gegevens we over u hebben, ze laten corrigeren of verwijderen, of bezwaar maken tegen de manier waarop we ze gebruiken. Schrijf naar info@cleanmyratings.com.

2. Wie we zijn

Dit beleid geldt voor CleanMyRatings (‘CleanMyRatings’, ‘wij’, ‘ons’). Het bedrijf dat u een betaalde dienst levert, staat vermeld in uw dienstverleningsovereenkomst en op uw facturen, en is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven.

U kunt ons bereiken per e-mail via info@cleanmyratings.com of telefonisch op +1 773 541 4793 (Chicago) en +1 315 898 1150 (New York). Zet bij privacyvragen ‘Privacy’ in de onderwerpregel, zodat uw bericht snel bij de juiste persoon komt.

3. Waar dit beleid over gaat

Dit beleid geldt voor de persoonsgegevens die we verwerken wanneer u:

• cleanmyratings.com of een van de taalversies bezoekt;
• contact met ons opneemt per e-mail, telefoon, het contactformulier of de livechat;
• klant wordt en onze diensten of het klantportaal gebruikt;
• door ons wordt benaderd als bedrijf dat mogelijk interesse heeft in onze diensten; of
• een openbare review hebt geschreven die deel uitmaakt van een zaak waaraan we voor een klant werken.

4. De persoonsgegevens die we verzamelen

4.1 Informatie die u ons geeft

• Aanvragen: uw naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, de links naar uw bedrijfsprofielen, de reviews waar u zich zorgen over maakt en al het andere dat u ons schrijft.
• Klanten: de namen en contactgegevens van de mensen met wie we werken, factuurgegevens, de dossierstukken die u ons wilt geven (bijvoorbeeld boekings-, verkoop- of personeelsgegevens) en onze correspondentie met u.
• Betalingen: kaartbetalingen worden verwerkt door onze betaaldienstverlener, Stripe. Wij ontvangen de bevestiging van de betaling, het bedrag en beperkte kaartgegevens, zoals het kaarttype en de laatste vier cijfers. Uw volledige kaartnummer zien of bewaren we nooit.

4.2 Het contactformulier

Wanneer u het contactformulier op deze website verstuurt, worden de gegevens die u invult (naam, bedrijf, contactgegevens, profiellinks en bericht) naar onze server gestuurd, opgeslagen in ons interne beheersysteem en via e-mail en een berichtenapp voor ons team (Telegram) aan ons team doorgegeven. Om misbruik te voorkomen bewaren we ook uw IP-adres bij de aanvraag. We gebruiken deze gegevens alleen om uw aanvraag te beantwoorden en een offerte op te stellen, en verwijderen ze zodra ze daarvoor niet meer nodig zijn.

4.3 Livechat

Als u de livechat gebruikt, bewaren we de berichten die u stuurt, een naam of e-mailadres als u die opgeeft, de pagina waarop u was, de taal en tijdzone van uw browser en een willekeurig chat-ID dat uw berichten aan elkaar koppelt. Het gesprek wordt op onze eigen server opgeslagen. Om snel te kunnen antwoorden krijgt ons team een melding van nieuwe chatberichten via een berichtenapp voor teams (Telegram). Een melding bevat het begin van uw bericht, uw naam als u die hebt opgegeven, uw taal, uw regio bij benadering (op basis van uw tijdzone) en de pagina waarop u was.

4.4 Telefoongesprekken

Wanneer u ons belt of wij u bellen, verwerken we uw telefoonnummer en de datum, het tijdstip en de duur van het gesprek. Gesprekken met ons team kunnen worden opgenomen voor kwaliteitscontrole, training van medewerkers, een nauwkeurige vastlegging van wat is afgesproken en de afhandeling van klachten. Wilt u niet dat een gesprek wordt opgenomen, zeg dat dan aan het begin; we stoppen dan de opname of gaan verder per e-mail. Waar de wet op uw locatie uw toestemming voor opnemen vereist, baseren we ons op die toestemming.

4.5 Zakelijke contactgegevens uit openbare bronnen

We kunnen bedrijven benaderen waarvan we denken dat ze baat hebben bij onze diensten. Daarvoor gebruiken we zakelijke contactgegevens die het bedrijf zelf openbaar heeft gemaakt, zoals de bedrijfsnaam, het telefoonnummer, het adres, de website en het openbare reviewprofiel. Wilt u niets van ons horen, zeg het ons één keer en we nemen geen contact meer op.

4.6 Mensen die reviews hebben geschreven

Wanneer we aan een zaak werken, verwerken we de inhoud van openbare reviews en de openbare profielinformatie van de reviewer zoals die op het platform staat, zoals de weergavenaam en andere openbare reviews. We gebruiken dit alleen om te beoordelen of een review de regels van het platform overtreedt en om die bij dat platform te melden. We proberen reviewers niet verder te identificeren dan de zaak vereist.

4.7 Technische gegevens

Onze webserver legt basale technische informatie over elk bezoek vast: IP-adres, datum en tijd, de opgevraagde pagina, de verwijzende pagina en het browsertype. We gebruiken deze logs alleen voor beveiliging en het oplossen van storingen, en ze worden na 14 dagen automatisch verwijderd. Deze website gebruikt geen cookies, analysetools of advertentietrackers. Alle lettertypen en bestanden komen van onze eigen server, dus uw browser neemt bij een bezoek geen contact op met derden. Zie ons cookiebeleid voor de kleine hoeveelheid informatie die in uw browser wordt opgeslagen.

6. Waarom we uw gegevens gebruiken en onze rechtsgronden

• Om aanvragen te beantwoorden en de gratis beoordeling voor te bereiden — om op uw verzoek stappen te zetten vóór een overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om te reageren op mensen die contact met ons opnemen.
• Om de diensten te leveren die u hebt besteld — uitvoering van onze overeenkomst met u.
• Om te factureren, betalingen te innen en de boekhouding te voeren — uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen.
• Om gesprekken op te nemen — ons gerechtvaardigd belang bij kwaliteit, training en nauwkeurige vastlegging, en uw toestemming waar de wet die vereist.
• Om bedrijven over onze diensten te benaderen — ons gerechtvaardigd belang om onze diensten aan bedrijven aan te bieden. U kunt op elk moment bezwaar maken.
• Om gegevens van reviewers in een zaak te verwerken — het gerechtvaardigd belang van onze klant en van ons om inhoud die de platformregels overtreedt door het platform te laten beoordelen.
• Om onze systemen veilig te houden en misbruik te voorkomen — ons gerechtvaardigd belang.
• Om rechtsvorderingen vast te stellen of te verdedigen — ons gerechtvaardigd belang.

7. Wanneer we gegevens namens een klant verwerken

Sommige dossierstukken bevatten persoonsgegevens van de klanten of medewerkers van onze klanten, bijvoorbeeld een boekingslijst. Voor die gegevens is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker van de klant: we gebruiken ze alleen op instructie van de klant en alleen voor de zaak. We vragen klanten om gegevens die de zaak niet nodig heeft te verwijderen voordat ze documenten sturen. Een verwerkersovereenkomst is op verzoek beschikbaar.

8. Met wie we gegevens delen

• Reviewplatformen (zoals Google, Trustpilot, Yelp of Tripadvisor), alleen de informatie die nodig is om een door de klant goedgekeurde melding of een bezwaar in te dienen.
• Dienstverleners die ons helpen ons bedrijf te voeren, op basis van contracten die vertrouwelijkheid en gegevensbescherming vereisen: onze hostingprovider Hetzner Online GmbH in Duitsland (website, e-mail en back-ups), Stripe (betalingen), onze telefoniedienstverlener (gesprekken) en Telegram (interne meldingen van nieuwe chatberichten).
• Professionele adviseurs, zoals accountants en advocaten, wanneer dat nodig is.
• Autoriteiten, wanneer de wet dat vereist.
• Een koper of opvolger, als ons bedrijf of een deel ervan ooit wordt verkocht of gereorganiseerd, onder dezelfde bescherming.

We verkopen geen persoonsgegevens en we delen ze niet voor advertentiedoeleinden.

9. Internationale doorgifte

Onze servers, e-mail en back-ups staan in datacenters in de Europese Unie. Sommige van onze dienstverleners, met name voor betalingen, telefonie en teamberichten, zijn gevestigd in of verwerken gegevens in andere landen, waaronder de Verenigde Staten. Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte of het Verenigd Koninkrijk worden doorgegeven, baseren we ons op passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, de EU-modelcontractbepalingen of het EU-VS-kader voor gegevensbescherming wanneer de dienstverlener daaraan deelneemt.

10. Hoe lang we gegevens bewaren

• Aanvragen en chatgesprekken die niet tot een opdracht leiden: alleen zolang als nodig is om te antwoorden en op te volgen. U kunt ons op elk moment vragen ze te verwijderen.
• Klant- en zaakdossiers: voor de duur van de opdracht en daarna zolang boekhoudkundige, fiscale en andere wettelijke regels dat vereisen, en zolang als nodig is om mogelijke geschillen af te handelen. Daarna worden ze verwijderd.
• Gespreksopnamen: alleen zolang als nodig is voor de doeleinden in paragraaf 4.4, tenzij een opname nodig is om een klacht of geschil af te handelen.
• Serverlogs: 14 dagen.
• Back-ups: onze back-ups worden doorlopend overschreven, zodat verwijderde gegevens er binnen 60 dagen uit verdwijnen.

11. Uw rechten

Afhankelijk van waar u woont, geven gegevensbeschermingswetten zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU en het VK, de California Consumer Privacy Act en de Turkse wet op de bescherming van persoonsgegevens (KVKK) u rechten over uw persoonsgegevens. Daartoe behoort het recht om:

• te weten of we uw gegevens verwerken en er een kopie van te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• uw gegevens te laten verwijderen;
• het gebruik van uw gegevens te laten beperken;
• uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen, waaronder zakelijke benadering (we stoppen met rechtstreeks contact zodra u bezwaar maakt);
• toestemming in te trekken waar we ons daarop baseren, zonder gevolgen voor eerdere verwerking; en
• niet anders te worden behandeld omdat u deze rechten uitoefent.

Om een van deze rechten uit te oefenen, schrijft u naar info@cleanmyratings.com. Mogelijk moeten we uw identiteit bevestigen voordat we iets doen. We antwoorden binnen de termijn die de wet voorschrijft, normaal binnen één maand. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in uw land.

Inwoners van Californië: we verkopen of delen geen persoonlijke informatie in de zin van de California Consumer Privacy Act, en we gebruiken geen gevoelige persoonlijke informatie voor doeleinden die u het recht zouden geven het gebruik ervan te beperken.

12. Beveiliging

Alle verbindingen met deze website en met onze e-maildienst zijn versleuteld. Toegang tot klant- en zaakinformatie is beperkt tot de mensen die deze voor het werk nodig hebben. De accounts en apparaten die we voor klantwerk gebruiken zijn beveiligd met sterke authenticatie, en onze servers worden bewaakt en geback-upt naar aparte opslag in de Europese Unie. Geen enkel systeem is volledig veilig, maar we doen ons best uw informatie te beschermen en informeren u en de autoriteiten over een inbreuk waar de wet dat vereist.

13. Kinderen

Onze diensten zijn bedoeld voor bedrijven. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

14. Andere websites

Deze website linkt naar reviewplatformen en andere websites. Wanneer u die bezoekt, geldt hun eigen privacybeleid.

15. Wijzigingen in dit beleid

Als we dit beleid wijzigen, publiceren we de nieuwe versie hier met een nieuwe datum bovenaan. Is een wijziging ingrijpend, dan laten we dat onze klanten rechtstreeks weten.

16. Contact

Vragen, verzoeken of klachten over privacy: info@cleanmyratings.com, onderwerp ‘Privacy’. Telefoon: +1 773 541 4793 (Chicago) en +1 315 898 1150 (New York).